PAS SMP - Tutorial Import data - 1. Data guru

Akhirnya ada waktu luang juga untuk membagi pengalaman saya dalam maintenance program PAS SMP di sekolah, terutama setelah tahun pelajaran baru berlangsung.

Pada intinya, untuk melakukan import data ke dalam database PAS SMP, cukup mudah. Yang harus diperhatikan adalah format data harus benar, format file .csv (save as melalui Ms. excel) dan requirement data sebelumnya sudah terisi.

PERSIAPAN DATA

Langkah-langkah nya adalah sebagai berikut:

1. Buka folder template data awal pegawai. biasanya di C:\DEPDIKNAS\Paket Aplikasi Sekolah - SMP\Import\04_Kepegawaian.
2. Buka file 01_Biodata_Pegawai.xls
3. Perhatikan Gambar, daerah yang di berikan segiempat hitam adalah aturan penginputan karakter. Pada bagian atas masing-masing kolom terdapat panduan pengisian, jika tidak ada keterangan di atasnya, berarti kita boleh mengisikan dengan sembarang karakter.  Kolom yang berwarna merah, berarti data tersebut HARUS DIISI.arti dari char (character) pada bagian judul kolom adalah jumlah karakter maksimum yang dapat diisi. jika (1) berarti jumlah maksimum karakter yang dapat kita isi sebanyak 1 huruf/angka tidak bisa lebih.

3. Untuk meminimalisasi kesalahan, ubah dahulu format data ke dalam format "text" caranya:

tekan ctrl + A, klik kanan -- pilih format cells, klik text, ok. atau:

ctrl + A, klik drop down list general, klik text .

4. Isikan Datanya: 

a. Kolom A (nomor_induk) ---HARUS DIISI--- isikan dengan nomor induk pegawai (jika tidak ada bisa dibuat dengan nomor urut pegawai). Bagian ini hanya boleh menuliskan 1 karakter, jika lebih maka proses import akan error.

b. Kolom B (kd_jenis_ketanagakerjaan) --- HARUS DIISI --- isikan hanya dengan KODE Yang tertera di bagian atas kolom. misal "1" untuk kepala sekolah.

c. Kolom C (nm_pegawai) --- HARUS DIISI --- isikan dengan nama pegawai

d. Kolom D (inisial) --- HARUS DIISI --- inisial pegawai, maksimum 3 karakter/huruf.

e. Kolom E (kota_lahir) --- HARUS DIISI -- 

f. Kolom F (tanggal_lahir) --- HARUS DIISI --- Format tidak boleh salah = bulan/hari/tahun

g. Kolom G (kd_jenis_kelamin) --- HARUS DIISI --- isikan dengan KODE yang tersedia

h. Kolom H ( kd_gol_darah) --- HARUS DIISI --- isikan hanya dengan kode yang tertera di bagian atas kolom. Misal gol. darah "A" diisi dengan "1".

i. Kolom I (kd_agama) --- HARUS DIISI --- isikan hanya dengan kode yang ada.

j. Kolom J (kd_status_nikah) --- HARUS DIISI --- isikan hanya dengan kode yang ada.

k. Kolom K (alamat) ---HARUS DIISI ---

l. Kolom L, M, dan N --- TIDAK HARUS DIISI --- bisa dilewati bila tidak tahu

m. Kolom O --- HARUS DIISI --- lihat kode pengisian

n. Kolom P --- HARUS DIISI --- lihat kode pengisian

o. Kolom Q --- HARUS DIISI --- lihat kode pengisian

4.  Setelah selesai simpan di folder lain/save as data anda ke dalam format csv.

Saran saya, terlebih dahulu simpan/save as pekerjaan anda ke dalam format excel terlebih dahulu. hal ini akan berguna apabila proses import data tidka berjalan dengan lancar.

Apabila ada dialog, kilik Ok kemudian yes.

6. Jangan Lupa hapus 8 baris paling atas (berisi judul kolom dan kode pengisian). Pilih 8 baris paling atas, klik kanan, delete.

7. Buka file 04_riwayat_pangkat.xls dan 05_riwayat_jabatan.xls Isikan Datanya dengan lengkap sesuai dengan kriteria:
- Kolom yang berwarna merah wajib diisi
- Pengisian data harus sesuai dengan kode yang ada (apabila ada)
- Pengisian data tidak boleh melebihi karakter maksimum yang diperbolehkan
- jangan lupa ubah format data menjadi "text"
- jangan lupa delete baris yang bukan data kita

PROSES IMPORT DATA
1. Buka program pas impor (09 PAS - Import)
2. Masukkan username & password (standarnya: username "pas" pass: "smp") tanpa tanda kutip
3. Pilih file .csv nya
4. Tentukan tujuan impornya
5. Jika berjalan lancar maka tampilannya  akan seperti di bawah ini.

6. Lanjutkan dengan import 04_riwayat_pangkat dan 05_riwayat_jabatan
7. Apabila gagal, jangan tutup jendela import, lihat pada tabel. periksa apakah terdapat kolom yang belum terisi. berarti data tersebut belum masuk. cek kembali file asal, cek format datanya. hapus data diatasnya. import kembali. catatan: apabila ada pesan "data ganda". berarti data tersebut telah masuk.

PENGECEKAN DATA
1. Buka PAS-SMP, klik 3. administrasi kepegawaian-3.3. cetak laporan kepegawaian-3.3.1. Daftar Guru

2. Bila proses import berhasil akan ada tampilan seperti di bawah ini:

3. Bila tampilannya kosong. jangan takut. cek di 2.Administrasi Sekolah--2.1.Pembentukan Identitas Sekolah. Biasanya jika kita berpindah tahun ajaran identitas sekolah masih kosong. isi identitas sekolah anda.

Jika ada pertanyaan atau ingin mendownload format pdf/word bisa e-mail saya..or leave comment
 Semoga Berhasil ...